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プロフェッショナル・アシスタント

アシスタント職についている女性は多いと思いますが、アシスタントのプロとして誇りを持って働いている方は少ないのではないでしょうか。日本では、アシスタント職を補助職と位置付け、専門職よりも一段低く見るきらいがあります。また、所詮アシスタントなんだから、という意識で働くアシスタント職が多いことも事実です。

しかし、私の身近には、アシスタントのプロとして正確かつタイムリーなサービスを提供し、自分がアシストしている上司やグループが快適に仕事ができる環境を作り出しているアシスタント・秘書が複数名います。一方で、上司やグループが求める期待役割を理解しようとせず、決められた仕事を淡々とこなすだけのアシスタントもいます。アシスタントのサポート力によって、同じ専門職が処理することができる業務量に大変大きな違いが生じます。

  1. 優秀なアシスタントや秘書が全面的にサポートしてくれているとき
  2. アシスタントがいないとき
  3. 仕事をこなすだけでこちらから依頼しなければ報告や相談を一切をしないコミュニケーションが成立しないアシスタントがサポートしているとき

私の経験則ですが、1を100%とすると、業務処理量は2が85%、3は70%程度に下がります。

専門知識と異なり、アシスタントとしての能力の違いはひとえに本人の性向によるような気がします。もちろん、一定の能力を有する人が努力をすることで、今まで以上の能力を発揮することはできると思います。しかし、この一定の能力を備えていない人が努力によって能力を獲得できるか、というと、かなり難しいという印象を持っているのです。

では、この一定の能力というのは、具体的にはどんな能力でしょうか?

先日、あるアシスタント職の女性と話していた時に、彼女の顔を見ていて気がついたことがあります。

あなたにとって仕事をしやすいだろうなあ、と思うアシスタントの顔を思い浮かべてください。おそらく、神経質そうな人や、こだわりが強そうなタイプは選ばないのではないでしょうか。総じて、気が強そうで、ストレスにも強そうな顔立ちが並ぶと思います。

当社のことを知っている方は、私が顔を見ていて「ああストレスに強そうな顔してるよなあ」と感じたアシスタントが誰だか想像してみてください。(笑)

アシスタントという仕事の性質上、どれほど上司やチームのことを想像してあらかじめ業務を予測していても、実際の業務タイミングは予想とは大きく異なります。飛び込みの仕事も多く、こまごまとした仕事が頻繁に依頼されます。

自分で自分の時間をコントロールできないというのは大変なストレスを感じるものです。(ですから、子育て中の主婦の方のストレスは相当なものだと思います)

このストレスに対応するために、アシスタントの中には「自分でできるだけ業務タイミングをコントロールしてしまおう」と考える人がいます。意図的に考えなくとも、無意識のうちに、自分にとって快適で楽な方法としてこうした仕事のスタイルになるアシスタントはたくさんいます。

しかし、それはアシストしている上司やチームが希望するタイミングではありません。結果として、上司・チームの生産性は著しく落ちます。

よく、ストレス対処本を読むと「ストレスに対処するために出来るだけ自分でコントロールできる環境を作りましょう」などと書いてありますが、それはこうしたサーバント型の仕事をしている人に対しては、完全に間違えたアドバイスだと思います。

ですから、アシスタント職は、ストレスフルな環境の中にいてもストレスを感じにくい、または上手にやり過ごすことが出来るノウハウを持った人である必要があります。

そして、そうしたノウハウというのは、全人格的な能力ですから、仕事の面だけで発揮されるものではなく、生活全般で発揮されているのだと思います。当然、こうした性格面の安定性は顔つきや体型に現れます。仕事のときだけはストレスに強い、なんてこと有り得ませんからね。

というわけで、タイムマネジメントやタスクマネジメント・管理会計上の書類の作成能力といったスキルレベルの経験よりも、アシスタントとしての優秀さはストレスマネジメント能力に依存するのではないか、という仮説を立ててみました。

いかがでしょう?

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